Uma das grandes questões no mundo corporativo é como manter seus processos e fluxos de trabalho adequadamente organizados/documentados e ao mesmo tempo não gerar tanto papel, seja pela questão de custos ou de impacto ambiental.

Nesse viés o Sebrae do Paraná vem investindo na adoção de sistemas de workflow que permitam o trâmite de processos prioritariamente em meios virtuais, procurando ao máximo reduzir a necessidade de impressão de documentos.

Citando apenas um desses exemplos que vem sendo implementado em fases desde 2015, temos a criação de um sistema de compras que tramita 100% das aquisições por meio de dispensa ou inexigibilidade de licitação somente por meio virtual. Essa solução desenvolvida internamente pela área de Compras em conjunto com a equipe de Tecnologia da Informação eliminou a necessidade de aproximadamente 30.000 folhas impressas em média, por ano.

Estamos agora estudando como ampliar esse conceito para as demais modalidades de compras e licitações, respeitando as regulamentações aplicáveis e os entendimentos do Tribunal de Contas da União a respeito dessa matéria.

Outsourcing de Impressão: Redução do Consumo de Papel

Complementando a iniciativa anterior de conversão de processos manuais/impressos para workflows integralmente digitais, uma outra aliada para redução dos custos com impressões internas foi a adoção de serviços de outsourcing de impressão com tecnologia embarcada para melhor interação com nossos processos de negócios.

Quantas vezes você já se pegou na situação de mandar imprimir um relatório e logo em seguida recebeu uma ligação com informação relevante para complementar no documento? Ou esqueceu o material na impressora para poder atender um cliente que chegou à sua mesa e quando lembrou de buscá-lo a impressão já havia sido recolhida pelo descarte?

Uma dessas tecnologias que o Sebrae implantou permite a parametrização das impressoras para somente liberar o material armazenado mediante a aproximação do crachá de identificação do colaborador.

Essa medida bastante simples eliminou um problema muito comum, as reimpressões. Cada impressora recebe o comando de impressão a partir do computador do usuário e armazena essa informação em sua memória porém o documento fica retido até que a pessoa vá até qualquer uma das impressoras e aproxime seu crachá para selecionar o comando de impressão.

A quantidade de páginas que deixaram de ser impressas com essa iniciativa chegou a quase 115.000 no período jan-out/2018, reduzindo custos e também incentivando o consumo consciente de papel pois essas e outras informações são monitoradas mensalmente em relatórios de gestão acessíveis a todos os departamentos.

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